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LÍNEA DE TRANSPARENCIA

Choucair sigue avanzando para estar a la vanguardia de las grandes compañías, por eso profundiza su relacionamiento cercano y transparente con sus grupos de interés y define a un ente externo para que reciba, filtre y canalice de manera objetiva las posibles irregularidades reportadas por sus stakeholders en relación con faltas a la ética, normativas, reglamento interno y cultura corporativa, así como conductas que pongan en riesgo a la Compañía o a alguno de sus miembros.

OBJETIVO

Generar confianza, tranquilidad y bienestar entre nuestros stakeholders, a través de canales de comunicación y denuncia independientes, imparciales y con un abordaje profesional.

 

¿Qué es la Línea de Transparencia?

Una herramienta para la detección de eventos irregulares que ayuda al mantenimiento de una cultura ética, y se ciñe a las buenas prácticas de gobierno corporativo de Choucair.  Es una línea telefónica y correo electrónico, al que pueden acceder de manera gratuita todos los colaboradores.  Este canal permitirá realizar reportes de manera anónima, si así se desea, de situaciones irregulares o fraudes que de alguna manera puedan relacionarse o afectar interna o externamente a la compañía. Esta línea es operada por un tercero independiente que es ieConsulting.

Características de la Línea

  • Administrada por un tercero independiente y objetivo.
  • Imparcialidad.
  • Garantiza el anonimato, si así se desea.
  • Investigación profesional e interdisciplinaria de los hechos.
  • Seguimiento con estadísticas para entender tendencias y hacer prevención.

 

¿Cómo es el proceso?

  1.  La persona reporta el caso a través de los canales de la Línea de Transparencia.
  2. El proveedor recibe la información, la clasifica y la envía al área correspondiente de la compañía (Cumplimiento) y a un tercero independiente que acompaña el proceso (Contexto legal, CL).
  3. Cumplimiento y CL, según la naturaleza del caso define el área a la que le corresponde investigar y lo envía. (Revisoría fiscal: temas financieros, Talento: disciplinarios, TI y Administrativa: Uso indebido de los recursos).
  4. El área que investiga envía los resultados a Cumplimiento y CL, quien evalúa la calidad de la información reportada y su nivel de pertinencia.
  5.  Cumplimiento y CL, definen según la gravedad del evento y la naturaleza de la situación, enviar los resultados de la investigación a los organismos de resolución correspondientes: Relaciones laborales, Comité de Transparencia, Comité de Convivencia y/o Junta Directiva. 
  6. Cumplimiento y CL reciben la resolución y reportan al proveedor.
  7. El proveedor y/o Cumplimiento, según clasificación del nivel de anonimato  reportan resultados al denunciante y dan cierre al caso.  (Plazo máximo 45 días).
  8. Se definen acciones correctivas o de mejora y se da seguimiento, según el caso por parte de Cumplimiento y organismo de resolución. 
 

FAQs

  • ¿Para qué me sirve esto en mi trabajo?

Para generar seguridad, tranquilidad y confianza en mi organización, aportando con mis reportes serios y bien fundamentados posibles irregularidades que me afecten a mí, a mi equipo, al cliente, a la compañía o a la sociedad.

  • ¿Por qué antes se hacía interno y ahora con un tercero? ¿Cuál es la diferencia?

Porque queremos lograr una imparcialidad, objetividad y generar tranquilidad a nuestros colaboradores y a la compañía. Un tercero independiente y especializado nos brinda esa posibilidad.

  • ¿Cómo interfieren las áreas internas en este proceso y quiénes?

Hay unas áreas específicas y entes creados que participan en la etapa investigativa y en las decisiones correctivas que se tomen. Ver el proceso de reporte y solución de la línea de transparencia.

  • ¿Cuánto se demoran en solucionar el reporte de una irregularidad?

Dependiendo de la naturaleza del hecho reportado puede tomar de 2 a 4 semanas.

  • ¿Si reporto algo ilegal ustedes lo escalan a autoridades competentes?

Si se llega a comprobar un hecho que va contra la Ley, el área respectiva se encargará de informarlo a las autoridades correspondientes.

  • ¿Cuál es la diferencia entre el comité de convivencia y esto?

El Comité de convivencia es fundamental para la sana convivencia de la organización y es otro canal que se mantiene para denunciar posibles hechos de acoso. Igualmente, este ente hace parte del proceso de la línea de Transparencia cuando los casos reportados sean de su competencia.

  • ¿Si denuncio tomarán represalias contra mí?

No habrá ninguna represalia, partimos de la buena fe e iniciamos un proceso investigativo juicioso alrededor de sus denuncias y trabajamos por tomar las acciones correctivas necesarias. Aquí les pedimos un buen criterio a la hora de denunciar y contar con datos y soportes verídicos que sustenten sus denuncias.

  • ¿Cómo se garantiza la transparencia en el proceso de investigación?

1. Contamos con una consultora independiente que es especializada en el manejo transparente e imparcial de estos temas. 2. Hemos establecido un proceso claro dentro de la organización donde intervienen varias áreas, procesos y entes interdisciplinarios que garantizan la transparencia en el manejo de los hechos y de la investigación.

  • ¿Si reporto algo como anónimo y no quiero decir el nombre de la persona que genera la irregularidad cómo proceden ustedes?

Es importante hacer un reporte completo, aquí queremos llamar la atención sobre la importancia del buen criterio y de brindar suficiente información verídica y soportada en hechos, datos y pruebas, si esto no es posible, es probable que la investigación se estanque por no contar con suficiente información para poder verificar los hechos. En este caso se pueden tomar acciones como campañas de prevención.

  • ¿En esa Línea se contemplan temas con clientes? Cuando el colaborador tiene quejas sobre el cliente o posibles situaciones donde este le propone diversas situaciones…

Los invitamos siempre a que sigan los conductos regulares establecidos y agoten todos los recursos, antes de ir a la Línea de Transparencia. 

 

¡En Choucair todos generamos tranquilidad, confianza y bienestar!

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