Disponer de una nómina ordenada y precisa es de gran importancia, dado el impacto que tiene para la empresa, los empleados y los entes regulatorios. La nómina abarca muchos procesos y subprocesos que deben ser tenidos en cuenta como son: asignaciones, deducciones, retención, préstamos, suspensiones, cesantías, permisos no remunerados, horas extras, vacaciones y bonos, entre otros; que requieren una cuidadosa planeación para aplicar los procesos correctamente y de acuerdo a la legislación laboral vigente. Este proceso no sólo es importante para las organizaciones, es un proceso bastante sensible para los empleados, ya que según estudio realizado por Sage, Reino unido en abril del 2016, el 35% de los trabajadores cambiarían de empresa si se les pagara la nómina de forma incorrecta una vez y el 51% perdería la confianza y se sentiría ofendido. Las empresas pueden optimizar la ejecución de los procesos asociados al pago de nómina, evitar retrasos, minimizar los reclamos y el incumplimiento regulatorio teniendo en cuenta tres elementos fundamentales:
- Conocimiento de la legislación
- Alto nivel de compromiso
- Respeto por el recurso humano
Las constantes actualizaciones normativas que se han venido presentando durante los últimos meses, obliga a las compañías a renovar sus aplicativos con tiempos de respuesta cada vez más ajustados y garantizar el cumplimiento de los requisitos de Ley, así como la precisión en los pagos. De ahí la importancia de minimizar el riesgo realizando pruebas al aplicativo de nómina de su empresa para validar y verificar el desempeño y el cumplimiento normativo antes de salir a producción. Pruebas de nómina Choucair valida la exactitud, la integridad, así como el cumplimiento normativo laboral y tributario de cada uno de los procesos (liquidación de nómina, parafiscales, retención en la fuente laboral, recálculo de retención y demás), teniendo en cuenta las particularidades de cada compañía, asegurando el correcto pago de los salarios, evitando pérdidas de dinero, demandas laborales y sanciones regulatorias. En nuestra experiencia, sin importar el tamaño de la empresa o el software que posean para liquidar su nómina, hemos encontrado errores que representan pérdidas de tiempo, inconsistencias en la contabilidad, pérdidas económicas y exposición a sanciones; como:
- Incumplimiento en la aplicación de rentas exentas según el Art 206.
- Afectación del beneficio tributario al aplicar la retención en la fuente en licencia de maternidad sobre una base mayor.
- Inconsistencia en liquidación de pagos a entidades externas (Sena, Comfama, Entidades de salud).
- Descuento de AFC antes de retención en la fuente, dejando sin saldo para la retención e inconsistencias en las deducciones de AFC.
- Pago de lo no debido de parafiscales por ausentismos como incapacidades o licencias.
- Registro en cuentas contables erradas y cobros erróneos a entidades de salud o terceros.
- Incumplimiento del Art 127 y 128 de ET por errores en la retención en salarios integrales.
- Incumplimiento de la Ley 1393 en el pago de la salud.
- Inconsistencia en la estructura de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA).
- Cálculo de provisiones negativas o con errores en los cálculos.
- Inconsistencias en unidades de cálculo de vacaciones e incapacidades.
Lo anterior ocasiona:
- Molestias en los empleados si se presentan diferencias o retrasos en sus pagos.
- Alta operatividad en la solución de inconsistencias detectadas por parte de los funcionarios internos responsables de la nómina.
- Posibles sanciones por parte de entes regulatorios como la UGPP y la DIAN en Colombia y los diferentes ministerios de trabajo en los demás países, las cuales pueden resultar bastante onerosas a nivel monetario y generar alta operatividad al tener que dar sustento y respuesta de los requerimientos realizados por estas entidades.
Choucair Testing cuenta con una amplia trayectoria en pruebas y recurso humano contable de gran experiencia para apoyar la mitigación de riesgos, de manera que nuestros clientes logren ahorros significativos al evitarse errores en liquidaciones y sanciones derivadas por incumplimiento de la ley.